Wkraczamy w czas, gdy faktury w tradycyjnej postaci papierowej ustępują miejsca dokumentom cyfrowym. Krajowy System e-Faktur w firmach staje się nie tylko opcją, ale w niedalekiej przyszłości obowiązkiem dla wielu przedsiębiorców. Dlatego dziś warto bliżej przyjrzeć się, co to rozwiązanie niesie, jakie korzyści daje i jakie wyzwania stoją przed firmami.
Co to jest KSeF?
KSeF to Krajowy System e-faktur udostępniony przez organy podatkowe. W tym centralnym systemie przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury w wersji elektronicznej. System ma zastąpić tradycyjne fakturowanie papierowe lub elektroniczne niezintegrowane z państwowym rejestrem. Kluczową rolą KSeF będzie zapewnienie bezpieczeństwa, standaryzacji dokumentów i automatyzacji procesów fakturowania.
Jakie korzyści daje KSeF firmom?
- Uproszczenie i automatyzacja procesu – faktury wystawiane i odbierane z poziomu jednego systemu.
- Większa transparentność obrotu – organy podatkowe otrzymują dostęp do ustrukturyzowanych danych w czasie rzeczywistym.
- Ograniczenie błędów formalnych – format faktury będzie jednolity, co zmniejszy ryzyko odrzuceń czy poprawek.
- Oszczędność czasu i kosztów – mniej dokumentów papierowych, mniej ręcznego przepisywania, mniej archiwizacji fizycznej.
Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, aby przedsiębiorcy mogli stopniowo dostosować swoje procesy. Harmonogram wygląda następująco:
- od 1 lipca 2024 r. – dobrowolne korzystanie z KSeF (system dostępny w pełnej wersji produkcyjnej),
- od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie dużych podatników, którzy w 2025 r. osiągnęli sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. do systemu zostaną włączeni wszyscy pozostali przedsiębiorcy.
- do końca 2026 mikroprzedsiębiorcy z niską miesięczną sprzedażą (do 10 000 zł brutto) mogą wystawiać faktury poza KSeF. (przewidziano dla nich okres przejściowy ).
Jak firma może się przygotować już dziś?
Aby uniknąć chaosu w momencie wejścia obowiązku KSeF, firma powinna:
- Zweryfikować, czy obecny system księgowy obsługuje integrację z KSeF.
- Skontaktować się z dostawcą oprogramowania, by uzyskać plan migracji do nowego formatu.
- Zaplanować szkolenia dla zespołu finansowo-księgowego z obsługi e-faktur.
- Wstępnie testować wystawianie i odbieranie e-faktur w środowiskach testowych.
- Utrzymywać procesy równoległe (papierowe / elektroniczne) w okresie przejściowym, aby zapewnić ciągłość działania.