Krajowy System e-Faktur w firmach

Wkraczamy w czas, gdy faktury w tradycyjnej postaci papierowej ustępują miejsca dokumentom cyfrowym. Krajowy System e-Faktur w firmach staje się nie tylko opcją, ale w niedalekiej przyszłości obowiązkiem dla wielu przedsiębiorców. Dlatego dziś warto bliżej przyjrzeć się, co to rozwiązanie niesie, jakie korzyści daje i jakie wyzwania stoją przed firmami.

Co to jest KSeF?

KSeF to Krajowy System e-faktur udostępniony przez organy podatkowe. W tym centralnym systemie przedsiębiorcy będą wystawiać i odbierać faktury w wersji elektronicznej. System ma zastąpić tradycyjne fakturowanie papierowe lub elektroniczne niezintegrowane z państwowym rejestrem. Kluczową rolą KSeF będzie zapewnienie bezpieczeństwa, standaryzacji dokumentów i automatyzacji procesów fakturowania.

Jakie korzyści daje KSeF firmom?

  • Uproszczenie i automatyzacja procesu – faktury wystawiane i odbierane z poziomu jednego systemu.
  • Większa transparentność obrotu – organy podatkowe otrzymują dostęp do ustrukturyzowanych danych w czasie rzeczywistym.
  • Ograniczenie błędów formalnych – format faktury będzie jednolity, co zmniejszy ryzyko odrzuceń czy poprawek.
  • Oszczędność czasu i kosztów – mniej dokumentów papierowych, mniej ręcznego przepisywania, mniej archiwizacji fizycznej.

Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, aby przedsiębiorcy mogli stopniowo dostosować swoje procesy. Harmonogram wygląda następująco:

  • od 1 lipca 2024 r. – dobrowolne korzystanie z KSeF (system dostępny w pełnej wersji produkcyjnej),
  • od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie dużych podatników, którzy w 2025 r. osiągnęli sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł.
  • od 1 kwietnia 2026 r. do systemu zostaną włączeni wszyscy pozostali przedsiębiorcy.
  • do końca 2026 mikroprzedsiębiorcy z niską miesięczną sprzedażą (do 10 000 zł brutto) mogą wystawiać faktury poza KSeF. (przewidziano dla nich okres przejściowy ).

Jak firma może się przygotować już dziś?

Aby uniknąć chaosu w momencie wejścia obowiązku KSeF, firma powinna:

  • Zweryfikować, czy obecny system księgowy obsługuje integrację z KSeF.
  • Skontaktować się z dostawcą oprogramowania, by uzyskać plan migracji do nowego formatu.
  • Zaplanować szkolenia dla zespołu finansowo-księgowego z obsługi e-faktur.
  • Wstępnie testować wystawianie i odbieranie e-faktur w środowiskach testowych.
  • Utrzymywać procesy równoległe (papierowe / elektroniczne) w okresie przejściowym, aby zapewnić ciągłość działania.