Odnalezienie zagubionej lub przeoczonej faktury, która bez wątpienia mogłaby zostać zaliczona w firmowe koszty, to częsta sytuacja w wielu przedsiębiorstwach. Jeśli pomimo upływu czasu jest ona czytelna, można ją rozliczyć. Zgodnie z obowiązującym prawem, VAT z faktury zakupowej rozlicza się w okresie przypadającym na datę wystawienia faktury lub jednym z dwóch kolejnych okresów.
Warto pamiętać, że na rozliczenie znalezionej faktury jest 5 lat od końca roku, w którym pojawiło się prawo do zmniejszenia podatku.
Jeśli natomiast chodzi o zaksięgowanie znalezionej faktury w księdze przychodów i rozchodów, to jeśli znalazła się przed rozliczeniem okresu, należy ją zaksięgować zgodnie z datą wystawienia. W przypadku, gdy dokument odnalazł się już po zamknięciu danego okresu rozliczeniowego, najlepiej jest ująć ją w kolejnym miesiącu.
Jeśli jednak odnaleziona faktura dotyczy zakupu towarów – powinien on być wpisany do księgi niezwłocznie po otrzymaniu towarów, najpóźniej przed ich przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Należy najpierw sporządzić szczegółowy opis towaru, uwzględniając w nim imię, nazwisko oraz adres dostawcy, a także ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towarów. Dopiero na podstawie takiego opisu można dokonać zaksięgowania faktury w KPiR.