Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do przechowywania dokumentów, powstających w firmie. Jest to jeden z ważniejszych obowiązków, gdyż jego niedopełnienie może mieć bardzo poważne skutki, w przypadku wystąpienia kontroli podatkowej.
Przedsiębiorca musi zadbać o to, aby dokumenty jakie przechowuje u siebie w firmie lub w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych, były odpowiednio chronione przez:
- wglądem przez osoby nieupoważnione,
- uszkodzeniem oraz zniszczeniem,
- wprowadzeniem niedozwolonych zmian.
Same warunki przechowywania to nie wszystko, o co musi zadbać każdy przedsiębiorca. Musi on również uwzględnić czas, przez jaki powinno się archiwizować dokumentacji. Czas ten jest zależny od rodzaju danego dokumentu, a dokładnie jego ważności. Na przykład listy płac należy przechowywać przez 50 lat, dowody księgowe i dokumenty z inwentaryzacji przez 5 lat, sprawozdania finansowe zawsze.