Dowody księgowe to podstawy zapisów, które w firmach występują w formie wielu rodzajów dokumentów. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania wymagają przed złożeniem kontroli, pod względem legalności oraz prawidłowości zdarzeń oraz operacji. Wykonanie badania merytorycznego i formalno-rachunkowego stwierdza się i uwidacznia poprzez złożenie podpisu osoby upoważnionej.

Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą obowiązek wprowadzania do ksiąg rachunkowych zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Dowody księgowe dzielą się na zewnętrzne obce, zewnętrzne własne oraz wewnętrzne. Sporządzone dokumenty dodatkowo mogą być zbiorcze, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze lub rozliczeniowe.

Wszelkie deklaracje i formularze księgowe prowadzić powinna osoba kompetentna, dbając o bezbłędność, kompletność i rzetelność zapisu. Ponadto, jeżeli pojawi się błąd to wówczas jak najszybciej należy go skorygować oraz wysłać odpowiednie sprostowanie wraz z uzasadnieniem.