Wszystkie wydatki firmy należy księgować w Księdze Przychodów i Rozchodów na podstawie odpowiednich dokumentów. Dokumenty te nazywane są dowodami księgowymi, a najpopularniejszym z nich jest faktura.
Informacje na temat dowodów księgowych znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów.
Aby dokument został uznany za dowód księgowy musi zawierać :
– określenie wystawcy lub wskazanie stron transakcji,
– datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji,
– przedmiot wartość i ilościowe określenie operacji gospodarczej,
– podpisy osób uprawnionych do udokumentowania operacji gospodarczych.
Wymienia ono dokumenty, które mogą stanowić podstawę do księgowania wydatku w KPiR, a są nimi:
– faktura VAT, VAT marża i VAT RR,
– dokumenty celne,
– rachunki,
– noty i faktury korygujące,
– noty księgowe,
– dowody przesunięć,
– dowody opłat pocztowych i bankowych,
– dzienne zestawienia dowodów przygotowane do zaksięgowania zbiorczym zapisem,
– inne dowody opłat, dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych,
– dowody wewnętrzne,
– dowody kasowe i paragony,
– opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.