Duplikat faktury – definicja

Duplikat faktury to zgodnie z definicją dokument księgowy, który wystawia się na podstawie istniejącej już wcześniej faktury. Zadaniem duplikatu jest odtworzenie informacji odnośnie transakcji finansowej, która była zawarta w przeszłości. Najważniejsze jest to, aby dane znajdujące się na duplikacie były IDENTYCZNE jak te, które były zawarte w jej wersji oryginalnej. Równie ważne jest to, aby na kopii zgubionego, bądź zniszczonego dokumentu znalazła się informacja „DUPLIKAT”. Tym sposobem prawidłowo wystawiona kopia daje możliwość dokonania odliczeń naliczanych podatków, jak również jest tak samo ważna jak oryginał w świetle prawa skarbowego.

Wystawić duplikat czy zignorować?

Każdy przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę z tego, że musi posiadać komplet dokumentów księgowych, gdyż jego brak może wiązać się z poważnymi konsekwencjami. Wszystkie dokumenty są ważne na wypadek kontroli skarbowej. Z racji tego, iż to właśnie dzięki gromadzeniu dokumentów finansowych przedsiębiorca ma możliwość wywiązywania się z odgórnie narzuconych obowiązków podatkowych. Każda faktura musi pozostawać w firmie przez co najmniej 5 lat. Następnie wszelkie należności podatkowe ulegają przedawnieniu.

Ewentualne zagubienie dokumentów wiążę się automatycznie z koniecznością korygowania wszelkich wcześniej składanych deklaracji VAT. A to kwestia to zdecydowanie więcej kłopotów i komplikacji, niż wystawienie duplikatu.

Z racji tego, że żyjemy w czasach, kiedy cyfryzacja zdominowała większość dziedzin naszego życia, a firmowa księgowość jest prowadzona przy pomocy programów komputerowych. Dzięki temu ewentualne ponowne wystawienie faktury trwa chwilę i nie stanowi żadnego kłopotu dla wystawcy.