Z zaliczką przedsiębiorca ma do czynienia, gdy sprzedawca otrzyma pieniądze na wykonanie danej transakcji jeszcze zanim zostanie ona zrealizowana.

Bardzo często spotykam się z pytaniami dotyczącymi tego jak dokumentować otrzymanie zaliczki.

W tym celu należy wystawić fakturę zaliczkową. Od jej tradycyjnego odpowiednika wyróżniają ją następujące elementy:
– data sprzedaży wymieniona jest na datę otrzymania zaliczki,
– kwotę zaliczki wykazuje się brutto,
– stawka VAT musi odpowiadać zamówieniu docelowemu.
– zamieszcza się na nie niej szczegółowe dane dotyczące zamówienia.

Otrzymaną zaliczkę należy wykazać w rejestrze VAT pod datą otrzymania wpłaty bez względu na datę sprzedaży oraz datę wystawienia faktury zaliczkowej. Zaliczka nie stanowi przychodu. Transakcja będzie wykazywana w całości dopiero w dacie sprzedaży.