Prowadzenie firmy to przede wszystkim podpisanie dziesiątek dokumentów wraz z opatrywaniem ich odpowiednimi pieczątkami. Obecnie niemal każdy z przedsiębiorców posiada własną pieczątkę. 

Większa wiarygodność dokumentów – dzięki podbiciu dokumentu pieczęcią firmową oraz podpisie osoby uprawnionej dokumenty wysyłane do kontrahentów, czy podpisywane w urzędach zyskują na wiarygodności. W końcu wiele z nich posiada specjalne rubryki na umieszczenie odbitki z nazwą i numerem REGON firmy. 

Tym, kto niejako zmusza przedsiębiorców do posiadania pieczątki są publiczne urzędy, banki, czy ubezpieczalnie. Uzupełniane w tych jednostkach dokumenty często muszą być opatrzone nie tylko podpisem uprawnionej osoby, lecz także pieczęcią firmy.

Posiadanie pieczątki firmowej nie jest w Polsce wymogiem prawnym, ale jej posiadanie z pewnością ułatwia prowadzenie działalności. Samo wyrobienie firmowej pieczęci nie jest dużym kosztem, a zawarte na niej informacje to obok podstawowych danych adresowych, także numery kontaktowe. Do najczęściej zawieranych informacji na pieczątkach należą nazwa firmy, numer REGON oraz NIP, adres siedziby firmy oraz dane kontaktowe tj. numer telefonu, adres e-mail.