Niestety bardzo często dochodzi do sytuacji gdy mimo dokonania określonej transakcji nie dotarły do nas dokumenty źródłowe, które to potwierdzają. Wówczas pojawia się problem odnośnie tego jak ująć dane zdarzenie w księgach rachunkowych.
Podstawą do sporządzania zapisów w księgach są dowody księgowe, zwane także dowodami źródłowymi. Należą do nich dowody zewnętrzne obce, dowody zewnętrzne własne, dowody wewnętrzne, dowody zbiorcze, dowody korygujące poprzednie zapisy oraz dowody rozliczeniowe.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza również tak zwane dowody zastępcze, które można uznać za dowód księgowy do momentu otrzymania dokumentu właściwego. Nie mogą być one jednak podstawą do zapisów księgowych w przypadku transakcji opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.
Aby dowód zastępczy mógł być uznany za dowód księgowy musi zawierać następujące informacje:
– określenie rodzaju dowodu oraz jego numer identyfikacyjny,
– określenie stron transakcji (ich nazwy oraz adresy),
– opis operacji wraz z jej wartością,
– datę dokonania operacji
– podpis wystawcy i osoby, której dowód został wydany,
– stwierdzenie iż dowód został zakwalifikowany do ujęcia go w księgach rachunkowych.