Księgowanie bez faktury

Niestety bardzo często dochodzi do sytuacji gdy mimo dokonania określonej transakcji nie dotarły do nas dokumenty źródłowe, które to potwierdzają. Wówczas pojawia się problem odnośnie tego jak ująć dane zdarzenie w księgach rachunkowych.

Podstawą do sporządzania zapisów w księgach są dowody księgowe, zwane także dowodami źródłowymi. Należą do nich dowody zewnętrzne obce, dowody zewnętrzne własne, dowody wewnętrzne, dowody zbiorcze, dowody korygujące poprzednie zapisy oraz dowody rozliczeniowe.

Ustawa o rachunkowości dopuszcza również tak zwane dowody zastępcze, które można uznać za dowód księgowy do momentu otrzymania dokumentu właściwego. Nie mogą być one jednak podstawą do zapisów księgowych w przypadku transakcji opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Aby dowód zastępczy mógł być uznany za dowód księgowy musi zawierać następujące informacje:
– określenie rodzaju dowodu oraz jego numer identyfikacyjny,
– określenie stron transakcji (ich nazwy oraz adresy),
– opis operacji wraz z jej wartością,
– datę dokonania operacji
– podpis wystawcy i osoby, której dowód został wydany,
– stwierdzenie iż dowód został zakwalifikowany do ujęcia go w księgach rachunkowych.